Hướng dẫn tạo cảnh báo khi nhập dữ liệu trùng nhau trong Excel

Áp dụng cho Excel 2007, 2010…. 2016…

Vâng, đối với các bạn chuyên làm về các giấy tờ liên quan đến hộ tịch hộ khẩu, cấp chứng minh nhân dân, số điện thoại, làm hộ chiếu và biển số xe máy… thì việc nhập trùng dữ liệu là rất nguy hiểm.

Bởi vì các số này là duy nhất và không được trùng nhau. Chính vì thế để giải quyết vấn đề này thì mình xin giới thiệu với các bạn một thủ thuật nhỏ đó là tạo ra hộp thoại cảnh báo khi bạn nhập trùng dữ liệu trên bảng Excel.

Thủ thuật này mình nghĩ là sẽ rất hữu ích cho những bạn thường xuyên làm về Excel, có thể áp dụng cho rất nhiều trường hợp cần thiết. Nếu như bạn muốn biết cách làm thì hãy làm theo các bước sau đây:

Đọc thêm:

• Tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access Toolbar trong Excel, Word
• Hướng dẫn đánh số thứ tự trong Excel hoàn toàn tự động – 1 Click
• Tạo mục lục cho Sheet trong Excel và cách tạo liên kết các Sheet

Cách tạo cảnh báo khi nhập trùng dữ liệu trong Excel

Trong bài hướng dẫn mình sẽ hướng dẫn trên phiên bản Excel 2007 nhé, nếu bạn sử dụng các phiên bản mới hơn thì có thể làm hoàn toàn tương tự như vậy.

+ Bước 1: Bôi đen các ô của cột có chứa dữ liệu mà bạn muốn tạo cảnh báo. Trong ví dụ này là từ C4 đến C12 ( là khu vực bạn cần nhập dữ liệu).

Bạn nhớ là hãy chọn vùng chứa dữ liệu trước khi nháy vào nhãn Data nhé các bạn => sau đó chọn Data Validation.

+ Bước 2: Hộp thoại Data Validation xuất hiện, tại tab Setting bạn thiết lập như sau:

Trong phần Validation criteria:

• Tại phần Allow: Bạn chọn là Custom.
• Formual ( nháy vào dấu mũi tên màu đỏ bên góc tay phải của bảng biểu để chọn vùng dữ liệu trong ô chứa dữ liệu ở ô chọn vùng dữ liệu), hoặc gõ công thức: = COUNTIF($C$4:$C$12,C4)=1

+ Bước 3: Bạn chuyển sang tab Error Alert, và thiết lập như sau:

• Style: Chọn Stop.
• Title: Tại đây bạn hãy nhập dòng thông báo vào. Ví dụ mình để là ” Thông báo cho bạn biết “
• Error message: Bạn nhập dòng cảnh báo lỗi vào. Ví dụ ở đây mình nhập là “ Số liệu đã bị trùng, hãy xem lại”.

=> Bạn bấm OK để kết thúc quá trình thiết lập.

Ví du: Bảng Excel như hình bên dưới khi gõ số 123 lần thứ 2 vào ô và nhấn Enter lập tức xuất hiện bảng thông báo cho bạn biết.

Lời kết

Như vậy là mình vừa hướng dẫn xong cho bạn cách tạo cảnh báo khi nhập dữ liệu trùng nhau trong Excel rồi nhé. Cách làm rất đơn giản đúng không nào 😀

Mình hi vọng với thủ thuật nhỏ này sẽ giúp ích cho bạn, chúc các bạn thành công trong cuộc sống cũng như trong công việc.

CTV: KIỀU HOÀ MINH – Blogchiasekienthuc.com