Bí quyết giúp bạn làm việc siêu năng suất, tốn ít thời gian hơn

Bạn có biết, những quốc gia làm việc năng suất nhất thế giới thường có số giờ lao động ÍT HƠN 8 giờ/ngày?

Những quốc gia làm việc năng suất đó chỉ dành rất ít thời gian lao động. Như ở Luxembourg làm việc gần 30 tiếng mỗi tuần (tương đương với 6 giờ/ngày, 5 ngày/tuần), và có thu nhập trung bình cao hơn những quốc gia có thời lượng làm việc nhiều hơn.

Đó chỉ là thời gian làm việc của những người bình thường ở những quốc gia đó. Vậy những người làm việc siêu năng suất thì sao?

Mặc dù các Shark Tank kêu gọi làm việc nhiều hơn 8 giờ mỗi ngày, nhưng nhiều người thành công mà tôi biết chỉ làm việc từ 3 -6 giờ mỗi ngày.

Tất nhiên là nó còn sẽ phụ thuộc vào việc bạn đang cố gắng làm vì điều gì trong cuộc sống. Như một số người muốn tập trung hoàn toàn vào sự nghiệp và thấy ổn dù không dành nhiều thời gian cho gia đình. Cũng chẳng sao cả vì họ thấy rõ những ưu tiên và mục tiêu của mình.

#1. Chất Lượng hay Số Lượng

“Dù ở bất cứ nơi đâu, hãy chắc chắn rằng bạn đang hiện diện ở nơi đó” – Dan Sullivan

Trong lúc làm việc, hầu hết chúng ta sẽ có lúc làm việc khá chậm chạp và phải xử lý những công việc lặp đi lặp lại nhàm chán (ví dụ như kiểm tra email, trả lời email, hay là xem các sự kiện đang diễn ra trên mạng xã hội;…).

Có một sự thật là thời gian làm việc của chúng ta chưa được sử dụng hiệu quả, thực tế, rất nhiều người đang vừa làm vừa chơi. Có thể bạn thấy mình rất bận rộn, đến nỗi việc nhiều không đếm xuể, nhưng chỉ cần sắp xếp lại thời gian và thứ tự công việc thì chúng ta có thể thay đổi ngay được kết quả làm việc.

Theo nghiên cứu, có một bí quyết để tập thể hình hiệu quả nhất, đó là: “dành thời gian ngắn cho bài tập chuyên sâu sẽ hiệu quả hơn là dành nhiều thời gian cho những bài tập không cần thiết”. Và sau khi luyện tập, sự phát triển sẽ đến trong quá trình phục hồi. Nhưng để thực sự hồi phục, chúng ta cần dồn hết tâm sức trong quá trình tập luyện.

Cũng tương tự như vậy, trong lao động, công việc chỉ được hoàn thành tốt nhất trong khoảng thời gian ngắn làm việc chuyên sâu. Chúng ta chỉ cần dành thời gian từ 1 -3 tiếng/ngày làm việc tập trung (tôi xin nhắc lại lần nữa là TẬP TRUNG), không có tác nhân gây nhiễu và làm việc không ngừng nghỉ.

Nhưng thú vị ở chỗ là, bạn sẽ không có thời gian làm việc với năng suất cao nhất nếu không dành thời gian “phục hồi”.

Vậy nên lời khuyên ở đây là: Hãy dành 20% năng lượng của bạn cho công việc, và 80% năng lượng để hồi phục cho bản thân. Khi có khoảng thời gian để tinh thần nghỉ ngơi, chất lượng công việc của bạn sẽ tiếp tục tăng lên.

Các nhà tâm lý học gọi đây là “Luyện tập có chủ đích”. Chúng ta không cần phải luyện tập nhiều hơn mà là ứng dụng phương pháp luyện tập tốt hơn. Chúng ta cần tập trung vào kết quả chứ không phải sự bận rộn.

Hãy dành 20% năng lượng của bạn cho công việc và 80% năng lượng để hồi phục cho bản thân. Chúng ta cần tập trung vào chất lượng công việc chứ không phải số lượng công việc.

Trong một nghiên cứu, câu trả lời từ những ứng viên có khả năng sáng tạo đã đem lại kết luận rất thú vị. Những ý tưởng đột phá đến với họ khi đang ở nhà, lúc ở trạm xe bus, hoặc từ những hoạt động bên ngoài. “Hầu hết những ý tưởng sáng tạo không đến khi ngồi trước máy tính” – Scott Birnbaum, chủ tịch của Samsung khẳng định.

Điều này cũng dễ hiểu, khi làm việc, đầu óc chúng ta chỉ tập trung vào vấn đề hiện tại. Còn khi kết thúc công việc, đầu óc chúng ta sẽ lang thang khắp nơi.

Trong lúc lái xe hay làm những việc khác, những thứ ở bên ngoài (như những tòa nhà hoặc phong cảnh xung quanh), một cách vô thức tái hiện ký ức và nhiều ý tưởng ùa đến.

Vì tâm trí chúng ta đang lang thang ở quá khứ, hiện tại và tương lai, não bộ sẽ kết nối với những thứ bên ngoài công việc và chúng ta có thể lượm lấy hàng đống ý tưởng để giải quyết công việc của mình.

Sáng tạo là tạo ra kết nối hàng trăm thứ khác nhau trong tâm trí. Ý tưởng và những thứ truyền cảm hứng là một quá trình mà ta có thể hoàn thiện.

Khi làm việc, chúng ta tự giới hạn mình trong môi trường công việc, còn khi rời công việc, ta đang để tâm trí tự do, bay nhảy. Vì thế, để tâm trí nghỉ ngơi và phục hồi là cách giúp chúng ta đến với những sáng tạo đột phá liên quan đến công việc của mình.

#2. Bạn sẽ làm gì với 3 giờ đầu tiên trong ngày?

Theo nhà tâm lý học Ron Fridman, ba giờ đầu tiên trong ngày của bạn là khoảng thời gian làm việc năng suất nhất.

“Chúng ta có khoảng 3 tiếng đồng hồ làm việc tập trung. Đó là khoảng thời gian mà ta có thể đóng góp tốt nhất về mặt kế hoạch, tư duy hay lời nói” Friedman khẳng định với Harvard Business Review.

Ba giờ đầu tiên trong ngày là lúc não bộ nhanh nhạy và tràn đầy năng lượng nhất. Bạn đã sử dụng ba giờ đầu tiên trong ngày của mình vào việc gì?

Giấc ngủ là vô cùng quan trọng. Nghiên cứu khẳng định, bộ não (cụ thể là vỏ não trước chán) hoạt động tích cực nhất và sẵn sàng sáng tạo ngay sau giấc ngủ.

Tiềm thức của bạn được tự do trong lúc ngủ, tạo ra sự kết nối giữa không gian và thời gian, vì thế, trí não hoạt động tích cực nhất là khi ngủ.

Não bộ sẽ nhanh nhạy và tràn đầy năng lượng nhất vào buổi sáng nên thời gian tốt nhất để làm việc trí óc là ba giờ đầu tiên trong ngày.

Việc đầu tiên mà tôi từng làm mỗi sáng là tập thể dục. Giờ thì không. Tôi nhận ra tập thể dục mỗi sáng là cách sử dụng năng lượng chưa hiệu quả. Bây giờ, tôi thức giấc lúc 6 giờ sáng và đi bộ đến nơi làm việc. Trong lúc đi bộ, tôi đã uống khoảng 250 calorie Protein thực vật (xấp xỉ 30g Protein).

Theo Donald Layman (tiến sĩ dinh dưỡng trường Đại học Illinois), chúng ta nên tiêu thụ ít nhất 30g Protein trong bữa sáng. Trong cuốn sách “Cơ thể trong 4 giờ” của Tim Ferriss cũng khuyên mọi người cần có 30g Protein trong 30 phút sau khi thức dậy.

Thực phẩm giàu Protein giúp tôi bền sức hơn so với những thực phẩm khác bởi chúng được tích trữ trong dạ dày lâu hơn. Hơn nữa, Protein giúp lượng đường trong máu ổn định và hạn chế cơn đói.

Tôi đến nơi làm việc vào khoảng 6h30 phút sáng. Tôi dành vài phút để thiền và dành khoảng 5 – 10 phút cho viết nhật ký. Mục tiêu của viết nhật ký là làm mới bản thân và giúp tôi tập trung hơn.

Một trong những cách đạt đến đỉnh cao năng lượng nhanh nhất là viết ra những ước mơ của mình. Tôi viết ra một bức tranh tổng thể những mục tiêu của mình và những việc cần làm cho một ngày cụ thể.

Sau đó, tôi viết ra bất cứ thứ gì trong đầu. Thông thường, nội dung viết sẽ liên quan đến những người mà tôi cần liên hệ, hoặc những ý tưởng liên quan đến một dự án mà tôi đang làm. Tôi tiếp tục viết nhật ký ngắn và tập trung vào nó.

Khoảng 6h45 phút sáng, tôi bắt đầu dự án mà tôi đang thực hiện, có thể là viết một cuốn sách, hay một bài viết, làm nghiên cứu tiến sĩ, hoặc tạo khóa học trực tuyến,…

Bắt đầu làm việc từ sáng sớm có thể không dễ với nhiều người, nhưng tôi đã khá bất ngờ bởi công việc diễn ra suôn sẻ hơn khi dành khoảng 2 – 5 giờ tập trung làm việc. Tâm trí của tôi lúc đó giống như tia laze vậy, mà tôi chẳng cần đến chất kích thích nào cả (nhiều người hay dùng cafe).

Khoảng 11h trưa, tôi bắt đầu thấy mệt mỏi, đó là lúc tôi tập thể thao. Nghiên cứu chỉ ra rằng tập thể thao sẽ hiệu quả hơn nếu kết hợp với thực phẩm.

Tôi nhận thấy, luyện tập vào khoảng tầm trưa hiệu quả hơn so với lúc tôi duy trì vào mỗi sáng. Sau những giờ luyện thể thao là lúc tinh thần được nghỉ ngơi tốt nhất, và tôi sẽ làm việc thêm vài giờ nữa nếu thấy cần thiết.

#3. Hãy tận dụng thật tốt buổi sáng của bạn

Tôi biết sắp xếp thời gian như trên có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Nhiều phụ huynh cũng cần dành thời gian cho con cái.

Chúng ta đều có những hoàn cảnh đặc biệt, và nếu bạn thấy làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, bạn sẽ tìm cách để sắp xếp thôi. Có thể chúng ta sẽ phải dậy sớm hơn vài giờ và ngáp dài vào buổi chiều.

Hoặc có thể sẽ cần sắp xếp thời gian để tập trung năng lượng làm việc quan trọng nhất. Có một quy tắc được nhiều người biết đến là 90 – 90 – 1: Trong vòng 90 ngày, ta cần dành 90 phút đầu tiên trong ngày để làm việc quan trọng nhất cho dự án của mình. Chắc chắn thời gian đó không phải là lúc kiểm tra tin nhắn hay Email rồi.

Dù ở trong hoàn cảnh nào, tôi mong bạn hãy bảo vệ tốt buổi sáng của mình !

Hãy bảo vệ buổi sáng của bạn. Nếu không tận dụng khoảng thời gian này cho những công việc quan trọng, sẽ có hàng trăm thứ xung quanh sẽ lấy đi thời gian của bạn.

Tôi không biết mọi người sắp xếp những cuộc hẹn vào buổi sáng như thế nào, nhưng thật lãng phí nếu đánh đổi thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày làm những việc không cần thiết. Buổi sáng cần tập trung cho kết quả chứ không phải sự bận rộn.

Nếu không thể tận dụng thời gian làm việc hiệu quả, hàng ngàn những thứ khác sẽ lấy đi thời gian của chúng ta. Bảo vệ thời gian của buổi sáng nghĩa là tận dụng thời điểm mà ta làm việc hiệu quả nhất dành cho những việc quan trọng.

#4. Kết nối trí não với cơ thể

Dành thời gian phục hồi trí não cũng quan trọng như việc dành thời gian tập trung cho công việc.

Tháng 3/2016 một nghiên cứu online của Neurology chỉ ra rằng tập thể dục thường xuyên có thể làm chậm quá trình lão hóa của não bộ lên đến 10 năm. Nhiều nghiên cứu cũng chỉ ra rằng người thường xuyên tập thể dục sẽ làm việc năng suất hơn rất nhiều.

Bộ não là một bộ phận của cơ thể, nếu cơ thể khỏe mạnh, não bộ cũng sẽ vận hành tốt hơn.

Nếu muốn đạt năng suất cao nhất, chúng ta cần biết cách tiếp cận với toàn diện cuộc sống. Giống như một hệ thống, sự thay đổi rất nhỏ của một bộ phận có thể làm thay đổi toàn bộ hệ thống.

Chỉ cần cải thiện một mặt của cuộc sống, những thứ khác cũng sẽ cải thiện theo. Theo Hiệu ứng bươm bướm (Butterfly effect) được viết trong cuốn sách “Sức mạnh của thói quen”: nếu kết hợp với một thói quen tích cực, như tập thể dục hay đọc sách, cũng góp phần thay đổi toàn bộ cuộc đời bạn.

Đừng quản lý thời gian, hãy tập trung quản lý năng lượng của mình

Những thực phẩm bạn ăn cũng quyết định một phần khả năng tập trung của bạn. Giấc ngủ tốt cũng là yếu tố cần thiết để đạt năng suất làm việc tốt nhất. Thay vì quản lý thời gian, hãy thử tập trung quản lý năng lượng của mình.

#5. Đừng quên tách khỏi công việc và thoải mái chơi đùa

Nghiên cứu trong nhiều lĩnh vực chỉ ra rằng: Khi đối diện với áp lực công việc, quá trình phục hồi là yếu tố cần thiết để duy trì năng lượng, sự nhiệt huyết và lấy lại sức khỏe

“Sự hồi phục” là quá trình làm giảm hoặc loại bỏ đau đớn về mặt thể chất lẫn tinh thần.

Có một phương pháp phục hồi được quan tâm trong nhiều nghiên cứu gần đây gọi là “Tâm lý tách rời khỏi công việc” (psychology detachment). Đây là trạng thái mà bạn hoàn toàn rời khỏi những hoạt động và suy nghĩ liên quan đến công việc.

Phục hồi trong công việc sẽ làm tăng hứng khởi và tăng năng suất làm việc. Tuy nhiên, ít người có thể làm được điều đó. Hầu hết mọi người luôn sẵn sàng kiểm tra email và làm việc.

Đặc biệt là đối với thế hệ Millenials, sẵn sàng làm việc mọi lúc như thể đó là một tinh thần quý báu thể hiện sự nhiệt huyết. Nhưng sự nhiệt huyết đó sẽ sớm tắt nếu không dành thời gian nghỉ ngơi để phục hồi.

Nghiên cứu chỉ ra rằng những người có tâm lý tách rời khỏi công việc có những trải nghiệm tuyệt vời dưới đây:

• Ít khi làm việc trong trạng thái chán nản hay trì hoãn.
• Làm việc tốt hơn, đầy nhiệt huyết và nỗ lực.
• Cân bằng cuộc sống tốt hơn.
• Hài lòng với cuộc sống hơn.
• Sức khỏe tinh thần tốt hơn.

Khi bước vào công sở, hãy hoàn toàn tập trung vào làm việc mình đang làm. Khi ra ngoài công sở, hãy bỏ công việc ở lại và cháy hết mình với trải nghiệm bên ngoài.

Nếu không tách bạch mình với công việc, chúng ta không thể sống hết mình với thực tại hay thiếu nhiệt huyết với công việc. Áp lực có thể đeo bám làm ảnh hưởng đến giấc ngủ, mối quan hệ, gia đình và làm cuộc sống bị đảo ngược.

Nếu mệt mỏi, cứ dừng lại và nghỉ ngơi. Dành thời gian cho bản thân phục hồi sau khoảng thời gian làm việc tập trung là cách giúp bạn phát triển.

Có thể bạn không tin. Nhiều nhà khoa học còn khẳng định “chơi đùa” là yếu tố quan trọng giúp làm việc năng suất và sáng tạo.

Giống như cơ thể con người, cần được cân bằng lại bằng cách nhịn ăn, chúng ta cũng cần chơi đùa để làm việc tốt hơn. Hãy bước ra khỏi công việc và tìm đến nơi giúp tâm trí của bạn trở nên khuây khỏa hơn. Đối với tôi, đó là nơi tôi được thoải mái chơi đùa với lũ trẻ.

Stuart Brown, nhà sáng lập National Institute for Play, đã nghiên cứu “Lịch sử của sự chơi đùa” của hơn 6000 người và nhận thấy chơi đùa có thể giúp hoàn thiện mọi thứ nhanh chóng hơn, như hạnh phúc cá nhân, mối quan hệ, học tập, tổ chức, sự đổi mới…. Greg McKeown giải thích “Những người thành công tin rằng chơi đùa như là yếu tố cần thiết của sáng tạo”.

Trong bài TED talk, Brown có chia sẻ “Chơi đùa giúp não dẻo dai hơn, có khả năng thích nghi và sáng tạo. Không gì có thể kích hoạt bộ não giống như việc chơi đùa”. Một cơ quan văn học phát triển làm nổi bật lợi ích nhận thức và lợi ích xã hội từ việc chơi đùa, bao gồm:

Đối với nhận thức

• Tăng cường trí nhớ và sự tập trung.
• Cải thiện kỹ năng học ngôn ngữ.
• Cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Cải thiện kỹ năng tính toán.
• Tăng khả năng tự điều chỉnh, một kỹ năng cần thiết trong việc thúc đẩy động lực và đạt được mục tiêu.

Đối với xã hội

• Hợp tác.
• Làm việc nhóm.
• Giải quyết mâu thuẫn.
• Phát triển kỹ năng lãnh đạo.
• Kiểm soát sự bốc đồng và hành vi xâm phạm.

Có một cuộc sống cân bằng là điều quan trọng để đạt được hiệu suất cao nhất. Lão Tử từng nói, quá nhiều âm hay quá nhiều dương đều là cực đoan và làm lãng phí tài nguyên (ví dụ như thời gian). Vì thế, hãy cố gắng giữ ở trạng thái cân bằng.

#6. Nghe nhạc ở chế độ phát lại (Repeat)

Trong cuốn sách Lặp lại: Âm nhạc đóng vai trò như thế nào đối với tâm trí (On repeat: How music plays the mind), nhà tâm lý Elizabeth Hellmuth Margulis đã giải thích nhạc phát lại nhiều lần giúp cải thiện sự tập trung như thế nào.

Khi nghe bài hát phát lại nhiều lần, chúng ta có xu hướng hòa mình vào âm nhạc, bộ não sẽ không còn lơ đãng hay phân tán ở những nơi khác.

Nhà sáng lập WordPress, Matt Mullenweg cũng nghe một bài hát phát lại nhiều lần để hòa vào dòng chảy công việc. Tác giả Ryan Holiday và Tim Ferriss và nhiều người khác cũng làm vậy.

Cứ thử nó đi. Bạn có thể nghe trên Youtube để tìm những video phát đi phát lại một bài hát trong nhiều giờ. Tôi thường nghe nhạc cổ điển hoặc nhạc điển tử và nó thực sự rất hiệu quả.

Bạn có thể tìm đến những bản nhạc phát lại nhiều lần để hòa mình theo dòng chảy công việc nhé. Nếu là trên Youtube thì bạn có thể nhấn chuột phải vào Video => và chọn Vòng lặp để lặp lại video mà bạn yêu thích.

Cám ơn bạn đã theo dõi bài viết. Hi vọng bạn sẽ sớm áp dụng những phương pháp trong bài viết này để có một năng suất làm việc tốt hơn, một cuộc sống tươi đẹp hơn và hạnh phúc hơn..

__CTV Phạm Thu Linh__Blogchiasekienthuc.com__