Blog Chia Sẻ Kiến Thức Máy tính – Công nghệ & Cuộc sống
Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay, công nghệ đang ngày càng phát triển, cùng với đó thì chữ ký số (hay còn gọi là chữ ký điện tử) cũng ngày càng trở nên phổ biến hơn.
Các doanh nghiệp hay cá nhân hoàn toàn có thể sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử và quản lý. Vậy chữ ký số là gì? tại sao phải sử dụng chữ ký số? Tác dụng của chữ ký số là gì?
Vâng, mời các bạn hãy cùng Blog Chia Kẻ Kiến Thức tìm hiểu kỹ hơn ngay trong bài viết này nhé.
Mục Lục Nội Dung
#1. Chữ ký số là gì?
Có thể hiểu Chữ ký số (hay chữ ký điện tử, chứng thực số, token điện tử) là thông tin đi kèm theo một văn bản, một hình ảnh hay một video,… để ký các loại văn bản, tài liệu trong các giao dịch điện tử nhằm mục đích xác định tác giả, chủ sở hữu, doanh nghiệp.. của dữ liệu đó là ai.
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử dựa trên công nghệ mã hóa công khai, đóng vai trò như chữ ký cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp. Và đồng thời chữ ký số này được công nhận về mặt pháp lý.
Chữ ký số này được ký trên các loại văn bản số như Word, Excel, PDF và một số văn bản khác. Chữ ký số chính là điều kiện pháp lý cho các giao dịch điện tử. Cho phép các giao dịch được thực hiện trong môi trường điện tử. Xác định địa vị pháp lý của tài liệu điện tử trong giao dịch điện tử.
Như vậy, chữ ký số được hiểu ngắn gọn là con dấu điện tử và dùng để ký lên các hồ sơ, chứng từ điện tử.
#2. Các nhà cung cấp chữ ký số phổ biến
Có rất nhiều nhà cung cấp chữ ký số và chứng thư số như: Viettel, BkavCA, VNPT CA, FPT, OrigSign, Safecert, Smartsign, NewCa,…
#3. Lợi ích của chữ ký số
Lợi ích của chữ ký số trong các giao dịch đó là:
- Việc trao đổi dữ liệu giữa các cá nhân và tổ chức được thực hiện dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn trên môi trường điện tử, thông qua mạng Internet.
- Không phải in ấn và quản lý tài liệu giấy giống như nhiều năm về trước.
- Đảm bảo tính chính xác và tính bảo mật cực kỳ của của dữ liệu.
Khi bạn có trong tay Token thì bạn có thể ký các văn bản thay mặt công ty, nhân danh công ty. Tocken là một dạng USB (sử dụng cổng cắm USB) để kết nối, những thiết bị nào hỗ trợ cổng cắm USB này thì đều có thể kết nối và sử dụng được Token.
Có nghĩa là 1 Token không không bị ràng buộc hay bị cố định bởi 1 thiết bị, mà bất kỳ ai có trong tay Tocken thì đều có thể ký điện tử được (tất nhiên là Token này sẽ có mật khẩu để sử dụng). Vậy nên bạn hoặc công ty bạn có thể ủy quyền cho bất cứ ai để ký thay.
#4. Các hệ thống cần dùng chữ ký số
Hiện nay có rất nhiều hệ thống đã và đang dùng chữ ký số rồi, ví dụ như:
- Khai báo hải quan để mở các tờ khai nhập, tờ khai xuất, thông qua hàng hóa
- Cơ quan thuế, khai báo thuế theo quý, theo năm
- Khai báo bảo hiểm đối với bộ phận nhân sự khi khai báo tăng giảm lao động,…
- Phần mềm hóa đơn điện tử. Kể từ cuối năm 2020 thì tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Khai báo các hệ thống dịch vụ công, một cửa của một quốc gia, các bộ ban ngành..
- Ngân hàng điện tử….
Hiện nay, đa phần các hệ thống đã tiến hành triển khai hệ thống tiếp nhận hồ sơ điện tử. Và khi thực hiện tiếp nhận hồ sơ điện tử thì đồng nghĩa với việc phải có chữ ký số để có thể chứng thực được đó là doanh nghiệp của mình.
#5. Cách đăng ký mua chữ ký số
Vậy với chữ ký số như vậy thì người dùng cần phải đăng ký mua chữ ký số như thế nào cho hợp lý?
- Bạn nên mua chữ ký số của nhà cung cấp nào hỗ trợ đăng ký trên các hệ thống mà bạn cần truy cập. Ví dụ như doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, vậy thì doanh nghiệp nên đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan…
- Chữ ký số được bán theo dạng thuê bao hằng năm. Nó cũng giống như các dịch vụ trực tuyến khác, nếu bạn mua hai năm thì giá sẽ rẻ hơn mua một năm, và mua ba năm thì sẽ rẻ hơn hai năm, như vậy bạn nên mua nhiều năm, vì một chữ ký số có thể dùng để khai báo cho nhiều bộ phận (ví dụ như xuất nhập khẩu, bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự khai báo bảo hiểm)
Làm thế nào để đăng ký mua chữ ký số ?
Khi đăng ký mua chữ ký số thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh (1 bản photo công chứng)
- Chứng minh thư của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp hay chủ doanh nghiệp (một bản photo công chứng)
- Bản đăng ký sử dụng chữ ký số (có tại nơi đăng ký chữ ký số)
- Hợp đồng mua chữ ký số (có tại nơi đăng ký chữ ký số)
=> Sau khi đã đủ hồ sơ thì nhà cung cấp sẽ cấp cho các bạn một chữ ký số (thiết bị giống như USB), bạn cần phải cắm USB này vào thiết bị để sử dụng.
#6. Lời kết
Okay, về cơ bản thì bạn chỉ cần hiểu về chữ ký số như vậy là được, còn khi đã sử dụng thì chắc chắn bạn sẽ phải tìm hiểu kỹ hơn và sâu hơn nữa. Hi vọng là những kiến thức trong bài viết này sẽ hữu ích với bạn, chúc bạn thành công !
CTV: Hương Mai – Blogchiasekienthuc.com
