Blog Chia Sẻ Kiến Thức Máy tính – Công nghệ & Cuộc sống
Vào khoảng thời gian gần cuối ngày, khi nhìn lên đồng hồ đã gần 12h là lúc chuẩn bị bước sang một ngày mới, mình vẫn đang ngổn ngang với những công việc còn dang dở, chưa hoàn thành được bao nhiêu cả.
Và lúc ấy, mình chợt nhìn lại một ngày và tự nghĩ “Tại sao mình chẳng làm được gì trong cả một ngày dài như vậy?”
Nhiều lúc mình không thể tin được là mình gần như không làm được gì trong cả ngày với nhiều thời gian rảnh rỗi như thế. Bạn đã bao giờ từng cảm thấy như vậy chưa?
Hầu hết chúng ta thường không trân trọng những thứ mình có cho đến khi chúng ta thật sự đánh mất nó. Và chúng ta vẫn đang không ngừng đánh mất thời gian của chính mình.
Đã bao giờ bạn có việc cần làm, bài cần học, nhưng bạn lại thoải mái nghỉ ngơi, giải trí vô độ cho đến khi gần sát deadline lại cuống cuồng làm vội làm vàng và kết quả không được như ý muốn?
Hay những kế hoạch tương lai mãi vẫn không thực hiện được, đến khi nhìn lại, bạn của mấy năm sau so với bạn của mấy năm trước vẫn chẳng tiến bộ hơn là bao?
Vâng, nếu bạn đã từng như vậy thì mình nghĩ là những chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn không lặp lại những sai lầm cũ nữa và bạn sẽ biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn đấy. Okay, ngay bây giờ mời các bạn hãy cùng mình bắt đầu nào !
Mục Lục Nội Dung
I. Tư duy và ý thức về thời gian
Khi còn trẻ, chúng ta luôn cảm thấy như thời gian là vô hạn, bạn cảm thấy mình luôn còn đủ thời gian cho tất cả những điều mà mình muốn làm.
Nhưng mà, mỗi một ngày trôi qua là quỹ thời gian của bạn lại giảm đi 1 ngày. Liệu một ngày nào đó bạn có hối hận nếu như nhận ra mình không còn nhiều thời gian nữa hay không?
Mình tin là chẳng ai muốn phải hối tiếc về việc đã lãng phí thời gian quá nhiều, hoặc ít nhất là trong tương lai điều đó sẽ không lặp lại nữa.
Vậy nên, để không phải hối hận về sau, bạn hãy xem thử xem bạn có đang mắc phải những sai lầm nào trong việc quản lý thời gian dưới đây không nhé !
II. Một số sai lầm trong việc quản lý thời gian
#1. Đặt mục tiêu làm quá nhiều thứ trong một ngày
Bản thân mình cũng từng nhiều lần mắc phải sai lầm này.
Một buổi sáng đầy háo hứng và mình ghi ra một list dài các công việc mà mình sẽ làm trong ngày hôm nay.
Và kết quả thì chắc bạn cũng đoán ra được rồi đó, mình chẳng làm được bao nhiêu việc trong list danh sách đó cả và cảm thấy vô cùng tồi tệ về bản thân.
Mãi sau này mình mới nhận ra là, chúng ta thường đánh giá sai về thời gian thực tế mà chúng ta cần có để hoàn thành một công việc nào đó.
Thông thường thời gian để chúng ta hoàn thành một công việc sẽ nhiều hơn mình nghĩ, trong khi đó, quỹ thời gian mỗi ngày thì rất có hạn.
Hơn nữa, việc muốn làm quá nhiều thứ và không biết điều gì thực sự cần thiết cũng sẽ lãng phí nhiều thời gian hơn bạn nghĩ đấy.
Vậy nên, việc đặt ra quá nhiều công việc cần làm trong ngày không những không giúp bạn hoàn thành được nhiều việc hơn, mà nó còn có thể khiến bạn cảm thấy bị áp lực và có cảm giác tội lỗi khi không thể hoàn thành được mục tiêu đặt ra.
#2. Không có kế hoạch cụ thể
Một sai lầm nữa mà mình nghĩ là ai cũng đã từng mắc phải, đó là không có một kế hoạch cụ thể và chi tiết cho những việc bạn sẽ làm.
Nó cũng giống như việc bạn đi đường mà không rõ là mình sẽ đi đâu vậy, thật sự là rất khó để có thể đến được nơi mà bạn muốn?
Bạn nên lên một kế hoạch cụ thể cho một ngày của mình, những việc nào cần phải hoàn thành, những việc nào là quan trọng, những việc nào cần làm trước, và sẽ làm nó trong bao lâu… càng chi tiết càng tốt.
Mình tin là việc có kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn đỡ phải tốn thời gian để phân vân, lựa chọn xem nên làm gì tiếp theo, cũng như là có cái nhìn tổng thể hơn về những việc mà bạn cần làm và sẽ làm !
#3. Không tập trung
Bạn đã bao giờ rơi vào hoàn cảnh, ngồi vào bàn làm việc liên tục mấy giờ đồng hồ liền nhưng cũng không làm được một việc gì nên hồn chưa? Và cứ như vậy, bạn chẳng thể làm được việc gì trong cả một ngày dài cả.
Mình nghĩ rằng, hiệu quả công việc không chỉ phụ thuộc vào thời gian bạn thực hiện, mà nó còn phụ thuộc vào mức độ tập trung của bạn vào công việc đó nữa !
Xung quanh chúng ta luôn có quá nhiều thứ khiến chúng ta bị sao nhãng, cũng vì vậy mà hiệu suất công việc không thật sự cao.
Bạn thử nghĩ lại xem, bạn có đang lãng phí thời gian do không tập trung vào công việc mà bạn đang làm hay không?
III. Một số phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Vâng, trong phần nội dung bên trên thì mình chỉ ra một số sai lầm trong việc quản lý thời gian. Còn ngay bây giờ, mình sẽ gợi ý một số phương pháp để giúp bạn có thể cải thiện những sai lầm bên trên và cách để tận dụng thời gian được hiệu quả hơn nhé !
#1. Ma trận Eisenhower
Đây là một công cụ hiệu quả mà bạn nên sử dụng để phân loại các công việc và biết được mình cần phải làm công việc nào trước.
Cụ thể là ma trận này bao gồm 2 trục. Trục dọc biểu thị mức độ QUAN TRỌNG của công việc. Trục ngang thể hiện mức độ KHẨN CẤP.
Thông qua ma trận này, bạn có thể phân loại được các công việc dựa trên mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp của nó.
Thứ tự ưu tiên làm việc sau khi phân loại:
- Quan trọng (Important) và Khẩn cấp (Urgent).
- Quan trọng nhưng Không khẩn cấp (Not Urgent).
- Khẩn cấp nhưng Không quan trọng (Not Important).
- Không khẩn cấp cũng Không quan trọng.
=> Sau khi phân loại công việc xong thì bạn sẽ biết được chính xác những gì mà mình cần phải làm và đương nhiên là bạn sẽ quản lý thời gian được tốt hơn. Ngay bây giờ, bạn có thể thử áp dụng phương pháp này để xem có phù hợp với bạn không nhé !
#2. Đưa ra 3 việc quan trọng nhất
Như mình đã trình bày với các bạn trong phần NHỮNG SAI LẦM TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN rồi đó, bạn không nên đưa ra quá nhiều việc cần phải làm trong ngày.
Thay vào đó, bạn nên chọn ra 3 công việc mà bạn thấy cần phải làm và công việc quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành trong ngày hôm đó.
Với việc chỉ đưa ra 3 công việc cần làm sẽ giúp bạn không bị bối rối và quá tải trước quá nhiều thứ, ngoài ra thì bạn cũng có thể tập trung nhiều thời gian hơn vào từng công việc. Đây là một phương pháp rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả. Bạn hãy thử xem sao nhé !
#3. Pomodoro
Mình thấy phương pháp này thật sự hiệu quả để gia tăng mức độ tập trung trong công việc, học tập, hơn nữa nó cũng rất dễ áp dụng.
Với phương pháp này, bạn sẽ đặt thời gian là 25 phút để tập trung vào việc mình đang làm, sau đó sẽ nghỉ giải lao 5 phút. Rồi cứ tiếp tục lặp lại như vậy.
Và khi bạn đã thực hiện được liên tục 4 lần Pomodoro thì bạn nên dành thời gian ra khoảng 15 đến 30 phút để nghỉ ngơi trước khi tiếp tục quay trở lại một Pomodoro mới.
Tất nhiên, nếu bạn là người có thể tập trung lâu hơn, hay công việc của bạn cần nhiều thời gian hơn để tập trung thì bạn cũng có thể sử dụng Pomodoro dạng 50 – 10. Có nghĩa là 50 phút tập trung và 10 phút nghỉ ngơi.
Cá nhân mình thì thường hay sử dụng Pomodoro dạng 50 – 10 nhiều hơn. Nói chung là bạn hãy thử để tìm ra khoảng thời gian hợp lý nhất cho riêng bạn nhé.
IV. Lời kết
Trên đây là những sai lầm về quản lý thời gian mà mình từng mắc phải, và mình cũng đang áp dụng những phương pháp mà mình đã chia sẻ bên trên để có thể tối ưu hơn khoảng thời gian mà mình có.
Hi vọng là những chia sẻ của mình sẽ có giá trị và ý nghĩa đối với bạn. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết. Chúc bạn một ngày tốt lành !
Đọc thêm:
- Bí quyết giúp bạn làm việc siêu năng suất, tốn ít thời gian hơn
- Chia sẻ 5 kỹ năng mềm cần có để thành công trong cuộc sống
CTV: Vũ Nam Phương – Blogchiasekienthuc.com
