Hướng dẫn cách sử dụng OneDrive toàn tập (từ A đến Z)

#1. Onedirve là gì?

OneDrive là một dịch vụ cho phép người dung lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên nền tảng đám mây với mức độ bảo mật cực cao, được phát triển bởi tập đoàn Microsoft.

OneDrive cho phép người dùng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị như máy vi tính, Laptop, smartphone… và có thể truy cập ở bất kỳ nơi đâu, chỉ cần thiết bị của bạn có kết nối Internet.

Mặc định khi đăng ký sử dụng OneDrive, người dùng sẽ được tặng 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí để lưu trữ các tập tin, hình ảnh, video… lên trên đám mây của Microsoft.

Ngoài 5GB dung lượng lưu trữ mặc định ra, Microsoft còn cung cấp nhiều gói lưu trữ với dung lượng lớn hơn cho những cá nhân, tổ chức có nhu cầu lưu trữ cao. Bảng giá các gói lưu trữ có thể tham khảo tại đây.

#2. Làm thế nào để đăng ký, đăng nhập vào Onedrive?

Để có thể sử dụng các tiện ích của Onedrive, người dùng có thể truy cập vào địa chỉ https://onedrive.live.com và đăng ký theo các bước sau. Chọn ngôn ngữ bạn muốn hiển thị.

Chọn Đăng ký miễn phí nếu chưa có tài khoản hoặc Đăng nhập nếu bạn đã có sẵn tài khoản của Microsoft.

Ở đây, Microsoft cung cấp 3 cách để bạn lựa chọn khi tạo tài khoản. Bạn có thể chọn cách:

Nhập email có sẵn, hoặc dùng số điện thoại (Use a phone number instead) hoặc tạo tài khoản email mới (Get new email address, sử dụng tên miền @outlook.com hoặc @hotmail.com). Sau khi chọn cách thức tạo tài khoản => nhấn Next để tiếp tục.

Nhập mật khẩu của bạn => Nhấn Next để tiếp tục.

Nhập Họ và tên của bạn tại First name và Last name => Nhấn Next để tiếp tục.

Nhập quốc gia, ngày tháng năm sinh của bạn => Sau đó nhấn Next để tiếp tục.

Nhập mã captcha => Nhấn Next.

Đến đây, Microsoft sẽ hỏi bạn có muốn lưu lại thông tin để đăng nhập vào lần sau hay không. Chọn Yes hoặc No để tiếp tục.

Đến đây, giao diện của Onedrive sẽ được hiển thị, bạn đã có thể sử dụng các tiện ích do Microsoft cung cấp trong Onedrive với dung lượng lưu trữ miễn phí 5GB.

#3. Tổng quan giao diện của Onedrive

1. Menu hiển thị các dịch vụ được cung cấp trong OneDrive, gồm có Word, Excel, Powerpoint,… và nhiều thứ khác.
2. Thanh điều hướng, gồm có: My files (tập tin của bạn), Recent (mở gần đây), Photos (thư mục hình ảnh), Shared (dữ liệu mà bạn đã chia sẽ), Recycle bin (thùng rác, nơi các tập tin, thư mục đã bị xóa).
3. Thanh tìm kiếm file.
4. Không gian hiển thị các tập tin, thư mục đã được lưu trữ.
5. Thanh công cụ, bao gồm các cài đặt tài khoản, cài đặt onedirve.

#4. Hướng dẫn upload, tạo thư mục, tập tin trên Onedrive

4.1. Cách Upload, download, xóa tập tin, thư mục trên OneDrive

Tại không gian hiển thị, chọn Tải lên Tệp (File) hoặc Thư mục (Folder):

Bạn chọn tập tin hoặc thư mục tương ứng mà bạn muốn upload lên => sau đó bấm Upload.

Và đây là kết quả sau khi mình thử upload lên, quá đơn giản phải không các bạn 🙂

 

Tiếp đến là cách donwload tập tin, thư mục. Rất đơn giản thôi, bạn chỉ cần click chuột phải vào tập tin hoặc thư mục mà bạn muốn tải => lúc này thanh công cụ sẽ hiển thị như sau => bạn chọn Download là được rồi.

Bạn có thể chọn các tính năng tương ứng khác có trong menu chuột phải như:

• Download (tải xuống dạng zip nếu là thư mục)
• Delete (xóa), Move to (di chuyển đến một vị trí khác)
• Copy to (tạo một bản sao đến một vị trí khác)
• Rename (đổi tên tập tin)
• Create album from folder (tạo 1 album từ folder)
• Embed (tạo mã nhúng để bạn chèn vào website)
• Details (thông tin chi tiết của tập tin, thư mục)

=> Cách sử dụng cụ thể từng chức năng, mình sẽ hướng dẫn các bạn trong một bài viết khác nha.

4.2. Tạo tập tin, thư mục trên OneDrive

Để tạo một tập tin trên OneDrive thì chúng ta sẽ có 2 cách, thứ nhất là UPLOAD tập tin, thư muc. Cách thứ 2 là tạo trực tiếp trên Onedrive. Mình sẽ hướng dẫn các bạn làm cách thứ 2 như sau:

Tại giao diện chính, bạn chọn New => chọn định dạng file mà bạn muốn tạo. Chúng ta sẽ có các lựa chọn như trong hình bên dưới.

• Folder: Tạo thư mục chứa các tập tin.
• Word document (tạo tập tin soạn thảo văn bản)
• Excel workbook (tạo các bảng tính)
• PowerPoint presentation (tạo trình chiếu)
• OneNote notebook (tạo các ghi chú)
• Forms survey (tạo các biểu mẫu)
• Plain text document (tạo tập tin có định dạng .txt)

=> Nhấp chọn loại tập tin cần tạo, ví dụ mình chọn Word document, lúc này Onedrive sẽ mở ra ứng dụng Word online như sau:

Các bạn có thể soạn thảo hoặc đóng lại vì tập tin đã được khởi tạo tại phần quản lý. Kết quả:

Ngoài ra, khi click chuột phải vào tập tin, thanh công cụ sẽ hiển thị như sau:

Tại đây, OneDrive hỗ trợ bạn mở tập tin bằng ứng dụng online hoặc offline, tải xuống hoặc xóa, copy, move tập tin đến 1 vị trí khác giống như phần thư mục.

#5. Xóa hoặc phục hồi tập tin trên OneDrive

Như đã nói ở phần trên, OneDrive hỗ trợ bạn xóa bỏ tập tin hoặc thư mục bất kỳ khi bạn không còn sử dụng đến nữa.

Vị trí tập tin hoặc thư mục bị xóa sẽ được lưu trữ tại Recycle bin. Tại màn hình, bạn chọn Recycle bin ở thanh công cụ bên trái, giao diện Recycle bin sẽ hiển thị như sau:

Như bạn đã thấy, trong Recycle bin sẽ hiển thị các tập tin, thư mục đã bị xóa.

Để xóa vĩnh viễn tập tin hoặc thư mục nào đó, click chuột phải tại vị trí cần xóa và chọn Delete hoặc nhấn Restore để phục hồi tập tin đã xóa, vị trí phục hồi sẽ là vị trí tập tin hoặc thư mục trước khi bị xóa.

Ngoài ra, bạn còn có thể chọn Empty recycle bin để làm rỗng thùng rác, hoặc nhấn Restore all items để phục hồi toàn bộ các dữ liệu.

Quá 30 ngày, tập tin hoặc thư mục trong Recycle bin sẽ được tự động xóa bỏ vĩnh viễn và không thể phục hồi lại được nữa.

#6. Cách chia sẽ tập tin trên OneDrive

OneDrive hỗ trợ bạn chia sẽ tập tin, thư mục đến những người khác để có thể sử dụng chung các dữ liệu đó. Để chia sẻ một file hoặc thư mục trên OneDrive, ta có thể làm như sau.

Thực hiện: Click chuột phải vào tập tin hoặc thư mục cần chia sẻ => sau đó chọn Share như hình:

OneDrive hỗ trợ bạn phân quyền truy cập tập tin hoặc thư mục được chia sẻ. Có rất nhiều quyền cho bạn lựa chọn.

Tại phần Anyone with the link can edit, bạn có thể nhấp chọn để tìm hiểu thêm các quyền khác.

• Anyone with the link: Cho phép bất kỳ ai có link đều có thể truy cập
• Specific people: Chỉ những người được chọn mới được phép truy cập
• Allow editing: Cho phép chỉnh sửa.
• Set expiration date: Chọn ngày hết hạn, nếu chọn tùy chọn này thì sau một khoảng thời gian, Onedrive sẽ tự động vô hiệu hóa đường dẫn.
• Set password: Đặt mật khẩu truy cập tập tin hoặc thư mục.

=> Sau khi thiết lập xong thì bạn chọn Copy link để hiển thị link truy cập.

Mặc định thì Onedrive sẽ tự động copy link truy cập, hoặc bạn có thể nhấn Copy để hoàn thành việc chia sẻ và bây giờ thì bạn có thể gửi nó cho bạn bè hoặc chia sẻ cho cộng đồng tùy theo mục đích của bạn.

#7. Lời Kết

Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cho các bạn cách sử dụng OneDrive một cách cơ bản rồi nhé, phần sau mình sẽ đi sâu vào từng ứng dụng có sẵn trên OneDrive, cũng như các thiết lập cơ bản khác có trong OneDrive. Các bạn chú ý theo dõi nhé.

Đọc thêm một số bài viết khác liên quan đến OneDrive:

• Cách thiết lập sử dụng OneDriver trên Windows 10/11
• Tăng dung lượng lưu trữ trên máy tính với OneDriver
• Cách đồng bộ Google Drive với OneDrive, và nhiều dịch vụ khác
• Cách sử dụng tính năng OneDrive Files On-Demand trên Windows 10/11

Hi vọng là bài viết này sẽ hữu ích với những bạn đang làm quen với dịch vụ lưu trữ OneDrive. Chúc các bạn thành công !

CTV: Nguyễn Hồng Khanh – Blogchiasekienthuc.com
Edit by Kiên Nguyễn