Tại sao chúng ta cần TO-DO LIST? 10 Tips giúp to-do list hiệu quả hơn

To-do list là một khái niệm mà mình nghĩ là ai cũng cảm thấy quen thuộc phải không ạ, và dù là một phương pháp cổ điển, truyền thống so với nhiều phương pháp mới ngày nay nhưng nó vẫn đem lại những giá trị và hiệu quả nhất định.

Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có không ít người nghĩ rằng cách làm này không hề hiệu quả.

Mặc dù mỗi người sẽ phù hợp với những phương pháp quản lý việc làm khác nhau, nhưng mình tin là về cơ bản thì chúng ta vẫn ít nhiều cần dùng đến To-do list.

Vậy To-do list đem lại những lợi ích gì và hiệu quả như thế nào? Tại sao một số người lại cảm thấy nó không hiệu quả? Làm thế nào để gia tăng tính hiệu quả của To-do list và giúp chúng ta hoàn thành công việc tốt hơn?

I. To-do List là gì?

Dành cho những bạn chưa biết về To-do list:

To-do list là danh sách những đầu việc cần làm trong một ngày, nó thường được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ như việc cần phải hoàn thành, việc quan trọng, việc ít quan trọng…

II. Vì sao chúng ta cần To-do list?

Đầu tiên, một lợi ích quan trọng của To-do list là chúng ta có thể nhìn thấy tổng quát và chi tiết tất cả những việc mà chúng ta cần làm hay muốn làm.

Bên cạnh đó, chúng ta cũng có thể kiểm soát được tiến độ, thời gian, cũng như thời hạn của các công việc dựa trên cách chúng ta ghi chú và sắp xếp.

Hơn nữa, mình nghĩ điều quan trọng nhất là nó giúp chúng ta hạn chế việc bỏ sót, hoặc quên mất những việc cần làm, cũng như thay vì giữ các suy nghĩ về công việc trong đầu và cố gắng ghi nhớ nó thì việc viết ra giấy sẽ nhẹ nhàng hơn, đơn giản hơn hẳn.

Ngoài ra, một điểm mình thấy hữu ích nữa là chúng ta có thể tiết kiệm thời gian cho việc phân vân, lựa chọn nên làm gì tiếp theo.

Vì trường hợp “không biết làm gì tiếp theo” luôn diễn ra, và nó thực sự là một hoạt động cuốn trôi rất nhiều thời gian của mỗi người đúng không nè?

Tóm lại, mình thấy To-do list rất cần thiết và quan trọng trong việc lên kế hoạch, quản lý công việc và thời gian của mỗi người.

Tùy theo cách chúng ta sử dụng mà nó có thể đem lại nhiều hiệu quả, tiện ích khác nhau, nhưng có một số người lại cho rằng nó không thực sự hữu ích và đem lại giá trị cho họ.

Vậy tại sao nó lại không hiệu quả với một số người?

Mình nghĩ có thể là do “một số người” chưa thực sự sử dụng chúng một cách phù hợp, hay vẫn chưa tối ưu hóa cách mà mình tận dụng nó trong quản lý công việc. Hoặc cũng có thể là do một số nguyên nhân nào đó khiến danh sách chưa hoạt động tốt thì sao?

Vậy thì ở phần tiếp theo mình sẽ chia sẻ đến bạn 10 tips mà mình nghĩ là sẽ giúp được bạn gia tăng tính hiệu quả của To-do list hơn, và hãy điểm lại xem có điều nào mà bạn có thể áp dụng được ngay không nhé. ^^

III. 10 tips giúp To-do list của bạn hiệu quả hơn

#1. Chia danh sách thành 2 phần

Đầu tiên, bạn có thể chia To-do list của mình thành 2 phần là NHIỆM VỤ HẰNG NGÀY và VIỆC CẦN LÀM.

• Đối với NHIỆM VỤ HẰNG NGÀY, đó là những hoạt động mà bạn muốn phát triển, xây dựng thói quen mỗi ngày như chạy bộ 30 phút, hay tập yoga 20 phút vào buổi sáng,…
• Ở phần VIỆC CẦN LÀM bạn sẽ ghi ra những nhiệm vụ bạn cần hoàn thành vào thời điểm nào đó. Ví dụ như làm báo cáo, chuẩn bị bài thuyết trình,…

Đây có thể là một cách phân chia hiệu quả với bạn vì nó giúp mọi thứ bớt lộn xộn, và bớt phức tạp hơn. Hơn nữa, việc phân loại rõ ràng cũng giúp bạn thấy các công việc hiện ra gọn gàng và dễ dàng kiểm soát hơn nữa đó.

#2. Đặt giới hạn cho số lượng các việc làm trong ngày

Mình nghĩ là không có một con số cụ thể nào cho việc đặt giới hạn đầu việc trong một ngày, vì công việc của mỗi người sẽ khác nhau, nhưng chúng ta nên đặt cho mình một giới hạn về số lượng công việc mỗi ngày của bản thân.

Điều này sẽ giúp bạn thu hẹp bớt những việc cần làm lại và ưu tiên cho những việc quan trọng nhất của ngày hôm đó.

Bạn có thể thực hiện cả những điều không quan trọng nữa, nhưng việc giới hạn sẽ giúp bạn xác định được rõ ràng những nhiệm vụ nào thực sự là quan trọng nhất và bạn có thể ưu tiên hoàn thành chúng trước khi một ngày kết thúc.

Ngược lại, nếu bạn không đặt ra giới hạn, bạn có thể sẽ thực hiện được nhiều việc hơn đấy, nhưng đến cuối ngày thì có những việc quan trọng bạn lại chưa hoàn thành được. Vậy nên, mình nghĩ đây là một tips khá hữu ích mà bạn nên note lại đó. ^^

#3. Chia nhỏ và chi tiết các công việc phức tạp

Đối với những công việc phức tạp, nhiều chi tiết và cần nhiều bước thực hiện thì bạn có thể lập To-do list với các đầu việc là các bước nhỏ của công việc đó.

Ví dụ như bạn cần hoàn thành một bài báo cáo, thay vì ghi vào danh sách việc làm là “làm báo cáo”, thì bạn có thể chia thành các đầu việc nhỏ hơn như “nghiên cứu chủ đề”, “xây dựng dàn ý”,“tìm dữ liệu cho từng phần”,… “hoàn thiện báo cáo”

Việc chia nhỏ một công việc phức tạp thành các đầu việc nhỏ hơn sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý các giai đoạn, tiến trình và ước lượng thời gian chính xác hơn. Nhờ vậy mà việc lên kế hoạch việc cần làm mỗi ngày cũng sẽ thực tế và hiệu quả hơn.

#4. Giải quyết những nhiệm vụ quan trọng trước

Đầu ngày là thời gian chúng ta có nhiều năng lượng nhất, vậy nên bạn nên tận dụng nó cho những công việc quan trọng nhất trong ngày.

Có thể chúng ta sẽ thấy dễ dàng hơn khi xử lý các công việc dễ trước, nhưng các công việc đó vẫn sẽ làm tiêu hao năng lượng của bạn trong ngày hôm đó, và bạn sẽ không muốn phải giải quyết một việc khó khi mệt mỏi, cạn kiệt năng lượng đâu đúng không?

Hơn nữa, những công việc quan trọng sẽ luôn khiến chúng ta không yên tâm khi chưa hoàn thành được, và nó có thể cứ luẩn quẩn trong tâm trí bạn, khiến bạn phân tâm hay tốn thêm thời gian, sức lực để nghĩ về nó.

Vậy nên, mình nghĩ bạn nên sắp xếp làm những công việc quan trọng và khó khăn trước, sau đó mới đến những công việc đơn giản và nhẹ nhàng hơn.

#5. Tạo một danh sách những việc đã hoàn thành

Mình thấy cũng khá thú vị khi chúng ta lập thêm một danh sách các việc đã hoàn thành trong các công việc mà bạn đã đề ra trong To-do list, hay bạn có thể tick vào, hoặc gạch bỏ đi khi đã hoàn thành xong một việc trong To-do list. Cách này cũng được bạn nhé !

Bởi vì nhiều người sẽ cảm thấy hài lòng, sảng khoái hơn sau khi hoàn thành một việc nào đó và tick hay gạch bỏ chúng.

Nếu bạn cũng ưa thích cảm giác như vậy thì bạn nên thực hiện cách làm này. Ngoài ra, khi chúng ta hoàn thành một việc nào đó sớm hơn thời gian dự định, bạn sẽ có thêm động lực và cảm hứng để làm những việc khác.

Hoặc khi cuối ngày nhìn lại, bạn thấy mình đã hoàn thành được nhiều việc thì nó cũng sẽ khiến cho bạn cảm thấy có cảm hứng hơn, hài lòng  hơn và nhẹ nhõm hơn.

#6. Đặt danh sách ở nơi dễ nhìn thấy

Nếu bạn cần những lời nhắc nhở để hoàn thành công việc thì bạn có thể thử đặt các mảnh giấy note màu sắc ở vị trí bạn dễ dàng nhìn thấy nhất, ví dụ như trên tường ở phía trước mặt bạn, hay ở trên bàn, một góc nào đó bạn tiện nhìn qua thường xuyên,… chẳng hạn.

Đôi khi chúng ta có thể sẽ xao nhãng và lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết, nên bạn có thể chọn những vị trí đặt To-do list để làm một lời nhắc nhở bạn quay lại với công việc, chẳng hạn như bạn dán mảnh note lên máy tính, TV,… để trước khi có ý định giải trí bạn sẽ biết mình có những việc quan trọng hơn cần hoàn thành trước.

#7. Trình bày, trang trí cho To-do list thú vị hơn

Thay vì chỉ ghi đơn giản, đơn điệu lên các mảnh giấy note, bạn cũng có thể viết ra sổ và vẽ vời xung quanh theo ý thích, hay dùng các app để trình bày chúng một cách thẩm mỹ và sáng tạo hơn, đây cũng là một ý tưởng khá thú vị đó. ^^

Ngoài ra, bạn cũng có thể suy nghĩ thêm về cách mà bạn muốn sáng tạo hơn cho To-do list của mình, điều đó có thể giúp bạn thấy thú vị, hào hứng khi nhìn vào danh sách việc làm và muốn hoàn thành chúng hơn.

#8. Đặt deadline

Như các bạn cũng biết, công việc sẽ được kéo dài để lấp đầy khoảng thời gian mà chúng ta có, cho đến khi hoàn thành được chúng.

Cái này thì rõ ràng quá rồi !

Nếu sếp giao cho bạn một công việc và yêu cầu bạn phải hoàn thành nó xong trong 1 ngày, thì 1 ngày bạn sẽ làm xong. Nhưng cũng công việc đó, sếp giao cho bạn hoàn thành trong 3 ngày, thì 3 ngày bạn mới làm xong có đúng không.

Chúng ta thường làm vào đêm trước hạn chót, có đúng không ạ?

Thật ra thì hầu hết chúng ta (rất nhiều lần) đều đợi đến sát deadline mới thực hiện, vậy nên để tiết kiệm thời gian thì bạn có thể tự đặt ra deadline cho các công việc của mình.

Khi có deadline, chúng ta sẽ có động lực và áp lực để hoàn thành một việc hơn so với khi “tự do”, nên điều này sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, cũng như tránh việc bạn không hoàn thành kịp và trọn vẹn các công việc quan trọng khi đến thời hạn.

#9. Cho phép bản thân sửa đổi danh sách việc cần làm

Đôi lúc mọi thứ sẽ không chính xác hoàn toàn như chúng ta đã dự tính, nên bạn có thể thoải mái khi cảm thấy cần điều chỉnh lại danh sách cho phù hợp với thực tế hơn.

Bởi vì hầu hết chúng ta, ai cũng đặt ra nhiều nhiệm vụ hơn khả năng của mình, vậy nên khi danh sách công việc quá dài và bạn không thấy nó thực tế để thực hiện hết thì bạn nên điều chỉnh lại nó.

Điều này có thể giảm bớt áp lực cho bản thân bạn, cũng như không khiến bạn bị choáng ngợp, bất lực trước một danh sách dài các công việc, dẫn đến chán nản không muốn làm gì nữa.

#10. Đặt ra nhiệm vụ chứ không phải mục tiêu

Chúng ta cần phải phân biệt rõ ràng giữa các NHIỆM VỤ với MỤC TIÊU và có danh sách riêng cho chúng, bạn không nên đưa các mục tiêu vào To-do list của mình.

Bởi vì mục đích của To-do list là giúp bạn nhìn thấy các công việc bạn cần hoàn thành trong ngày, và các nhiệm vụ đó sẽ góp phần thực hiện mục tiêu của bạn.

Trong khi đó, mục tiêu là điều bạn không thể hoàn thành chỉ trong một ngày, nó là cả một quãng đường dài, là cả một hành trình.

Ví dụ như thay vì ghi vào “Học viết Tiếng Anh”, bạn có thể ghi thành các bước nhỏ và chi tiết hơn như “viết dàn ý bài 1 trong 15 phút” hay “học các cấu trúc ngữ pháp ở chương 1”,…

Việc ghi cụ thể và rõ ràng sẽ giúp bạn biết rõ mình cần phải làm gì, cũng như kiểm soát được tiến trình hiệu quả hơn.

IV. Lời kết

Vừa rồi mình đã chia sẻ đến các bạn những lợi ích của To-do list và những tips mà các bạn có thể áp dụng để tạo nên một To-do list hiệu quả hơn.

Hi vọng là bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích, cũng như những gợi ý thú vị để bạn có thể áp dụng cho bản thân mình. Và cuối cùng, cảm ơn bạn đã đọc đến đây nhé. Chúc bạn một ngày tốt lành !

Đọc thêm:

• Bí quyết để giúp bạn làm việc tập trung cao độ hơn !
• Tại Sao Việc Giữ Kỷ Luật Lại Khó Đến Thế? (Phần #1)
• Vì sao bạn luôn đánh mất thời gian của chính mình?
• Giảm bớt cảm giác tội lỗi khi chưa hoàn thành công việc đặt ra …

CTV: Vũ Nam Phương – Blogchiasekienthuc.com