Vì sao bạn luôn bị trễ Deadline?

Chắc hẳn khi nhắc đến cụm từ “deadline” thì những ai đã và đang đi làm cũng đều rất quen thuộc rồi ha. Thậm chí là với cả những bạn học sinh/ sinh viên nữa !

Vì dù là học tập hay làm việc thì chúng ta cũng luôn phải vừa làm vừa cân nhắc đến thời hạn deadlines nữa, đây cũng là lí do khiến hầu hết mọi người cảm thấy căng thẳng, lo âu khi không thể hoàn thành kịp các công việc khi đã đến thời hạn.

Tuy nhiên, nếu như bạn thường xuyên trễ và vượt quá deadline thì có lẽ đó là lúc bạn nên đặt ra câu hỏi TẠI SAO và tìm cách giải quyết chúng.

Theo như mình tìm hiểu cũng như quan sát từ xung quanh thì mình nhận thấy có 3 lí do chính khiến mọi người thường trễ deadline. 3 lý do đó là gì thì mình sẽ chia sẻ với các bạn ở phía bên dưới.

Bên cạnh đó, mình cũng thường sử dụng vài phương pháp để quản lý tốt hơn các công việc và đảm bảo chúng được hoàn thành trước thời hạn. Nhưng bây giờ, mời các bạn hãy cùng mình tìm hiểu qua 3 lí do khiến chúng ta thường bị trễ deadline nhé.

I. Đây là 3 lý do gây ra tình trạng trễ deadline của bạn

Đọc thêm:

• 4 phương pháp lấy lại cảm hứng làm việc khi cần thiết
• Freelancer là gì? Freelancer có kiếm được nhiều tiền không?
• Tại sao chúng ta cần TO-DO LIST? 10 Tips giúp to-do list hiệu quả hơn

#1. Do tâm lý thư thả vì nghĩ rằng còn nhiều thời gian

Chắc bạn cũng thường để ý rằng, đôi khi những công việc có thời hạn dài lại khiến chúng ta khó hoàn thành đúng hạn hơn so với những công việc phải làm trong một khoảng thời gian ngắn – đúng không ạ.

Có một quy luật giải thích cho hiện tượng này là quy luật Parkinson.

Theo như quy luật Parkinson thì công việc sẽ được kéo dài ra và lấp đầy khoảng thời gian mà chúng ta có để hoàn thành công việc đó.

Ví dụ như bạn có thời gian 1 tuần để làm xong 1 bài luận, thì bạn sẽ hoàn thành nó trong 1 tuần.

Nhưng giả sử, cũng là bài luận đó, nhưng bạn có thời hạn là 1 tháng để làm, thì bạn cũng sẽ tốn đến 1 tháng để làm xong bài luận đó.

Vậy nên, chính vì thời gian quá nhiều khiến chúng ta kéo dài thời gian hoàn thành của một việc, hay có đôi khi là để tới sát thời hạn deadline thì mới làm, dẫn đến việc căng thẳng, lo âu mà vẫn không hoàn thành kịp công việc.

#2. Tính toán sai thời gian cần thiết

Đây là một lí do mà hầu hết mọi người ít hay nhiều đều mắc phải.

Có bao giờ bạn dự định 1 tiếng sẽ làm xong toàn bộ bài tập, nhưng trên thực tế lại tốn đến 3 tiếng đồng hồ không?

Hay có những lúc bạn nghĩ trong hôm này mình sẽ làm hết 7 việc này, nhưng đến cuối ngày thì chỉ có 3 việc được hoàn thành?

Có nhiều lí do khiến bạn không hoàn thành được công việc đề ra, nhưng một lí do thường thấy nhất là chúng ta hay ước lượng ít hơn thời gian cần thiết để làm xong 1 công việc nào đó.

Từ đó dẫn đến việc lên kế hoạch không hợp lí, và việc bạn không làm đúng theo kế hoạch cũng khiến bản thân thấy chán nản hơn, đây cũng là lí do khiến bạn có thêm nhiều việc bị trễ hạn hơn nữa.

#3. Kĩ năng quản lý thời gian không hiệu quả

Kĩ năng quản lý thời gian luôn là một chủ đề quen thuộc nhưng chưa bao giờ là hết hót.

Tuy nhiên, mỗi người đều cần rất nhiều lần thử và trải nghiệm, luyện tập để nâng cao khả năng này.

Hầu hết đa số mọi người vẫn chưa hoàn thiện kĩ năng quản lý thời gian của bản thân, dẫn đến sự lãng phí và các công việc chưa hiệu quả, hơn nữa còn khiến các công việc không được hoàn thành đúng thời hạn.

Bản thân mình cũng vẫn đang trong quá trình cố gắng để nâng cao hiệu suất cá nhân, cũng như tìm cách để quản lý thời gian hiệu quả hơn nữa.

Khi nhìn lại, trước đây vì không biết cách quản lý thời gian mà mình đã lãng phí rất nhiều thời gian mà cũng không làm được nhiều việc.

Vậy nên mình nghĩ đây là kĩ năng rất quan trọng và mang tính quyết định đến hiệu quả, hiệu suất, chất lượng và số lượng các công việc chúng ta đang làm.

Đọc thêm: Vì sao bạn luôn đánh mất thời gian của chính mình?

II. 2 cách để hạn chế việc trễ deadline và quản lý công việc hiệu quả hơn

#1. Chia nhỏ công việc và đặt ra các deadline nhỏ

Đối với những công việc có thời gian thực hiện dài và phức tạp thì chúng ta nên đặt ra các deadline nhỏ cho các phần công việc.

Bằng cách chia công việc thành các phần nhỏ hơn và đưa ra các deadline nhỏ, chúng ta có thể theo dõi, quản lí quá trình làm một cách chặt chẽ hơn và chính xác hơn.

Ngoài ra bạn cũng có thể cân nhắc để điều chỉnh lại giữa chừng nếu điều đó là cần thiết.

Ví dụ như bạn cần hoàn thành một bài báo cáo, thì bạn có thể chia nó ra thành các công việc nhỏ hơn. Chẳng hạn như việc tìm thông tin, chọn lọc thông tin, tổng hợp thông tin, trình bày, chỉnh sửa và hoàn thiện,…

Việc chia nhỏ và đặt deadline cho từng việc nhỏ sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả hơn, có cái nhìn tổng thể về thời gian cần có để hoàn thành công việc đó.

Hơn nữa, công việc khi được chia nhỏ thì khi nhìn vào bạn sẽ thấy đơn giản và dễ thực hiện hơn, giúp bạn hạn chế bớt cảm giác bị “ngán”, hay là trì hoãn việc bắt tay vào làm.

#2. Sử dụng công cụ quản lý thời gian và lên kế hoạch

Để quản lý hiệu quả tiến độ công việc, các việc cần làm hay thời gian thực hiện thì việc lên kế hoạch và tận dụng các công cụ hỗ trợ là vô cùng quan trọng đó các bạn.

Trước khi bắt tay vào làm thì chúng ta nên liệt kê ra những việc cần làm, sau đó hệ thống và sắp xếp thời gian phù hợp cho các công việc.

Cá nhân mình thích sử dụng Google Calendar vì nó đơn giản mà hiệu quả, giúp mình có cái nhìn tổng quát về thời gian và các công việc trong ngày, tuần, tháng.

Giao diện của Google Calendar cũng rất thân thiện, giúp mình dễ kiểm soát và nhìn thấy số lượng thời gian mình có trong mỗi ngày, từ đó mình có thể cân nhắc để sắp xếp số lượng công việc, lượng thời gian cho mỗi công việc sao cho hợp lí nhất.

Bên cạnh đó còn có rất nhiều các công cụ khác mình thấy cũng rất hay như Notion, hay các bạn có thể dùng sổ tay nếu thích ghi chép thủ công. Mình thấy nhiều bạn có sở thích ghi tay ^^

Tóm lại, có rất nhiều công cụ để các bạn có thể sử dụng, bạn hãy thử và chọn ra phương pháp phù hợp nhất với bản thân mình nhé. ^^

Đọc thêm:

• Giảm bớt cảm giác tội lỗi khi chưa hoàn thành công việc đặt ra
• 3 nguyên tắc vàng giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn
• Bí quyết giúp bạn làm việc siêu năng suất, tốn ít thời gian hơn

III. Lời kết

Vừa rồi là những lí do khiến chúng ta hay bị trễ deadline và một vài cách mình thường áp dụng để giảm thiểu tình trạng này. Nó thực sự rất hiệu quả đối với mình !

Đây đều là những kinh nghiệm và là những quan sát của cá nhân mình, vậy nên hi vọng là những thông tin trong bài viết này sẽ hữu ích với các bạn phần nào nhé. Cuối cùng, cảm ơn bạn đã đọc đến đây nha. Chúc bạn một ngày tốt lành !

 CTV: Vũ Phương Nam – Blogchiasekienthuc.com